Birimi	Genel Sekreterlik
Alt Birimi	Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
Bağlı Ünvan	Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
Görev Adı	Kütüphane İdari İşler Ofis Personeli
Sorumluluk Alanı	S.4.13.20 - Kurumsal Arşiv İşlemleri Alt Süreci S.4.13.21 - Kütüphane Taşınır İşlemleri Alt Süreci S.4.13.22 - Personel İşleri Alt Süreci S.4.13.23 - Yardımcı ve Teknik İşler Alt Süreci S.4.13.24 - Yayınevi İşlemleri Alt Süreci S.4.13.25 - Kütüphaneler Arası İşbirliği ve Belge Sağlama Alt Süreci S.4.13.19 - Engellilere Yönelik Hizmetler Alt Süreci
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.13.24 / 1 Yayınevi komisyonun işlemlerini takip etmek. S.4.13.24 / 2 Yayınlar ile ilgi işlemleri Yayınevi Yönetmeliğinin usul ve esasları doğrultusunda takip etmek. S.4.13.24 / 3 Yayın basım, satış ve dağıtım işlemlerini koordine etmek. S.4.13.24 / 4 Kurumsal yayınlara ait ISSN/ISBN/ISMN talepleri almak. S.4.13.21 / 1 Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanların cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, S.4.13.21 / 2 Muayene ve kabul işlemleri hemen yapılmayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullandıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, S.4.13.21 / 3 Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvelleri istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek, S.4.13.21 / 4 Tüketim veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, S.4.13.21 / 5 Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, S.4.13.21 / 6 Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, S.4.13.21 / 7 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, asgari stok seviyesine düşmeden harcama yetkilisine bildirmek, S.4.13.21 / 8 Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek ve sayımını yapmak, S.4.13.21 / 9 Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasına yardımcı olmak, S.4.13.21 / 10 Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabına hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek, S.4.13.21 / 11 Ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak, S.4.13.21 / 12 Bağış yolu ile gelen materyalleri (kitap, dergi vb.) kütüphane koleksiyonuna katmak için koordinasyonu sağlamak, S.4.13.21 / 13 Bağış yoluyla gelen, bağış ve satın alma komisyonu tarafından seçilen yayınların listesini oluşturarak Taşınır Kayıt Kontrol birimine göndermek, S.4.13.21 / 14 Kitapların yıl boyunca demirbaş düzenini sağlamak. S.4.13.21 / 15 Yılsonunda mevcut Rezerve koleksiyonundaki yayınlarla raftakileri karşılaştırarak sayıların tutmasını sağlamak. S.4.13.21 / 16 Amirin vereceği diğer görevleri yapmak. S.4.13.22 / 1 Çalışan personelin özlük haklarıyla ilgili işlemleri takip etmek. S.4.13.22 / 2 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı personellerinin sevklerini sevk talimatına hazırlamak ve dosyalarında muhafaza etmek. S.4.13.22 / 3 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı personellerinin izinlerini izin talimatına göre hazırlamak ve takip etmek. S.4.13.22 / 4 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’ personellerini idari izin formlarını hazırlamak ve gerekli kişilere formları doldurtmak ve Daire Başkanına teslim etmek. S.4.13.22 / 5 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığında görev yapan Uzman personellerin görev sürelerini takip etmek ve yazılarını yazmak. S.4.13.22 / 6 Kullanıcı Hizmetleri servisinde çalışılacak fazla mesai çizelgelerini düzenlemek ve fazla mesai talimatına göre deme evraklarını hazırlamak. S.4.13.22 / 7 Ödünç verme servisinin aylık nöbet çizelgelerini hazırlamak ve ilgili yerlere göndermek S.4.13.22 / 8 Kütüphanede görevlendirilen Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrencilerin yaka kartlarını hazırlamak ve çalışma çizelgelerini ilgili birimlere göndermek. S.4.13.22 / 9 Kütüphanede çalışan personelin maaş işlemlerini maaş talimatına göre yapmak. S.4.13.22 / 10 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’nın vereceği diğer görevleri belirlemek. S.4.13.25 / 1 Diğer kütüphane kaynaklarından yararlandırma Hizmeti sunmak için, S.4.13.25 / 1.1 KİTS’ten, TÜBESS’ten, kurum içi bireysel veya mail ile gelen ILL ve TEZ isteklerini karşılamak, S.4.13.25 / 1.2 Karşı kütüphane tarafından kütüphanemize gönderilen ödünç materyali teslim alarak kullanıcıya ulaştırmak, S.4.13.25 / 1.3 Materyalin iade tarihini takip etmek uzatma, yayını geri gönderme işlemlerini program üzerinden takip ederek kargolama işlemlerini yapmak, S.4.13.25 / 2 Başka kütüphanelere ödünç verebilmek için; S.4.13.25 / 2.1 KİTS ve TÜBESS üzerinden gelen istekleri değerlendirmek, S.4.13.25 / 2.2 Paylaşıma uygun materyaller istenen kütüphaneye göndermek, S.4.13.25 / 2.3 Gönderilen materyalleri takip, iade edilen materyalleri teslim işlemini bitirdikten sonra rafa yerleştirilmek üzere okuyucu hizmetleri servisine teslim etmek, S.4.13.25 / 3 Faaliyet raporlarında kullanmak, iş hacmini ölçmek ve değerlendirmek amacıyla işbirliği kapsamında başka kütüphanelerden ve bizden kaç kişinin istekte bulunduğu ve istenen/gönderilen materyal sayısı gibi bilgilerin olduğu istatistik formlarını doldurmak S.4.13.25 / 4 Kütüphaneler arası işbirliği toplantıları katılmak ve daha kaliteli hizmet sunmak için gerekli çalışmaları yapmak. S.4.13.19 / 1 Kütüphane binaları, engelli kullanıcıların kütüphane hizmetlerinden tam olarak yararlanmalarını sağlayacak şekilde tasarlamak, S.4.13.19 / 2 Kütüphane çevresindeki duraklarda engellilerin biniş ve inişleri için gerekli önlemler alınır veya alınması için ilgili kurumlar nezdinde girişimlerde bulunmak, S.4.13.19 / 3 Kütüphane binalarında herkesin aynı giriş kapısını kullanması için eşiksiz kapılar, merdiven yanında rampa, yeterli koridor ve kapı genişliği sağlamak, S.4.13.19 / 4 Kütüphane içi koridorlarda engelli kullanıcıların, engellere çarpmadan, dolaşım olanağı sağlamak, S.4.13.19 / 5 Kütüphane içerisinde az gören veya görmeyen kullanıcılara yönelik bilgilendirme hizmetleri için anlaşılabilir ses uyarıcılar ve harfler kullanmak, S.4.13.19 / 6 Bina içerisinde akustik farklıklarını yaratarak görme engellilerde karmaşa yaratacak asmakat, yüksek tabanlı ve kubbeli mimariler kütüphane binalarında mümkün olduğunca kullandırmak, S.4.13.19 / 7 Kütüphane içerisinde koridorlar, merdivenler ve kapılar aynı genişlikte tutulması, merdiven korkulukları aynı yükseklikten bağlanması, elektrik düğmeleri ve otomatlar aynı konumda yer almasını saplamak, S.4.13.19 / 8 Engellilere yönelik hizmetler sunan kütüphaneler, hizmetlerini tanıtıcı materyaller oluşturmak, S.4.13.19 / 9 Okul, hastane, belediye gibi kamusal alanlarda ve yazılı-görsel medya organları aracılığıyla hizmetlerin duyurusunu yapmak, S.4.13.23 / 1 Kütüphane binasına ait demirbaşları (asansör, kazan, yangın alarm, kapı alarm, kamera vb.) çalışırlık durumunu kontrol etmek, S.4.13.23 / 2 Kullanıcıların ve personelin kullanımında olan teknik donanımların (bilgisayar, telefon vb.) çalışırlık durumunu kontrol etmek, S.4.13.23 / 3 Kütüphane binasına ait demirbaşlarda ve kullanımda olan teknik donanımlarda arıza vb. durum varsa anında müdahale gerektiren durumlarda müdahale etmek ve İlgili birimlere (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) haber vermek, S.4.13.23 / 4 Kütüphane binasının temizlik hizmetlerini koordine ve kontrol etmek, S.4.13.23 / 5 Kütüphaneye ait evrak, kitap vb malzemelerin Rektörlük, arşiv birimi vb. birimlere kurye hizmetini gerçekleştirmek. S.4.13.23 / 6 Kütüphane güvenlik sistemini çalıştırmak, S.4.13.23 / 7 Kütüphaneye giriş ve çıkışları kontrol etmek, S.4.13.23 / 8 Bina içinde bırakılan eşyaların muhafazasını sağlamak, S.4.13.23 / 9 Kurum dışı kullanıcıların kayıtlarını tutmak, S.4.13.23 / 10 Kullanıcıları istekleri doğrultusunda yönlendirmek, S.4.13.23 / 11 Kurallara uymayan, kütüphaneye ait materyali izinsiz dışarı çıkarmak isteyen, materyallere zarar veren kişilerin tespiti için kontroller yapmak ve okuyucu hizmetleri ve ödünç verme birimine haber vererek gerekli tutanakları tutmak, S.4.13.23 / 12 Saat başı tüm Kütüphane katlarında devriye atmak, olumsuz durumları Daire Başkanına bildirmek, S.4.13.23 / 13 Kütüphane kurallarına uymayan kullanıcıları uyarmak, S.4.13.23 / 14 Kütüphane kapanış saatinde katlardaki kullanıcıları uyarmak, S.4.13.23 / 15 Gün içinde Kütüphaneyi güvenlik kameraları ile takipte tutmak, yangın alarm sistemi, acil çıkış kapısı alarm sistemini takip etmek, S.4.13.23 / 16 Gece hizmetinde görevli personelle koordineli çalışmak. S.4.13.20 / 1 Kurumsal arşiv işlemlerinin Samsun Üniversitesi Arşiv Yönergesi hükümleri gereğince yürütmek, S.4.13.20 / 2 Arşiv işlemleri ile ilgili olarak diğer birimler ile iletişim içerisinde bulunmak. S.4.13.20 / 3 Arşiv deposu ve mekânlarının güvenliğini sağlamak.
Yetkiler	Biriminin görev, yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak, Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları etkin ve verimli kullanmak, korumak ve saklamak, Birim amirleri ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek, 657 sayılı Devlet memurları kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, Diğer kurum veya kuruma ait sorumluluk alanı ile ilgili bilgi yönetim sistemlerini kullanabilmek, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
Bilgi	Mevzuat, İletişim, Yönetim,
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, Sistemli çalışma, Değişim ve zaman yönetimi, Performans ve gelişim yönetimi, Planlama ve organize etme, Stratejik yönetim.
İletişimdeki Birimler	İdari Birimler,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Ali Kavak	Ömer Naci Yılmaz	Burcu Avcı