Birimi	Dekanlık
Alt Birimi	İlahiyat Fakültesi
Bağlı Ünvan	İlahiyat Fakültesi
Görev Adı	İlahiyat Fakültesi Bölüm Sekreterliği Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı	S.4.12.3.1 - Akademik Birimler Kurul Kararları Süreci S.4.12.3.6 - Evrak Akış Süreci S.4.12.3.3 - Akademik Personel Alımı S.4.12.3.21 - Yurtiçi/Yurtdışı Görevlendirme S.4.12.3.14 - Müstafi Sayılma S.4.12.3.4 - Ders Görevlendirmelerinin Yapılması
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.12.3.1 / 1 Öğrenci, öğretim üyesi, dekanlık/müdürlük, bağlı birimlerden değerlendirilmek üzere gelen taleplerin Bölüm/Program/ABD Kurullarında değerlendirilmesi, S.4.12.3.1 / 2 Bölüm/Program/ABD Kurullarında alınan kararların Fakülte/Yüksekokul/Meslek yüksekokulu kurullarında değerlendirilmesi, S.4.12.3.1 / 3 Fakülte/Yüksekokul/Meslek yüksekokulu kurullarında alınan kararlardan bağlı birimlere gönderilmesi gerekenlerin iletilmesini sağlamak, S.4.12.3.14 / 1 İlgili personelin görev yaptığı birimden müstafi sayılmasına dair tutanaklar Rektörlüğe bildirilir. S.4.12.3.14 / 2 Müstafi sayılmasına dair alınan Rektörlük Olur’unun bildirilmesi. S.4.12.3.14 / 3 SGK İşten ayrılış bildirgesi düzenlenmesi ve Rektörlüğün ilgili birimlerine bildirilmesi. S.4.12.3.21 / 1 Öğretim elemanı dilekçesi ve ekleri (davet mektubu, yurt içi ve yurt dışı bilimsel etkinlik başvuru formu vb.) ile bağlı olduğu Bölüm Başkanlığına 15 gün önce başvurur. S.4.12.3.21 / 2 Bölüm Başkanlığı uygun görmediği takdirde durumu öğretim elemanına bildirir. Uygun görür ise uygun görüş yazısını Dekanlığa gönderir. S.4.12.3.21 / 3 Yolluk ya da yevmiye ödenmesi durumunda ya da görevlendirme süresinin 15 günü aşması durumunda Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınır. S.4.12.3.21 / 4 Alınan karar uyarınca Rektörlük “Olur” u hazırlanarak Rektörlük Makamına sunulur. (Yolluk ya da yevmiye ödenmemesi halinde, görevlendirme süresinin 1 haftaya kadar olması durumunda Dekanlık “Olur” u 15 günü aşmaması durumunda ise Rektörlük “Olur” u hazırlanır.) S.4.12.3.21 / 5 İmza aşaması bitince ilgiliye ve Personel Daire Başkanlığına bildirilir. S.4.12.3.4 / 1 Dersleri verecek Öğretim Elemanları Belirlenmesi. S.4.12.3.4 / 2 İhtiyaç Duyulduğunda Üniversitenin İlgili Akademik Birimlerine Dersleri verebilecek Öğretim Elemanları Talep Yazısı Gönderilmesi. S.4.12.3.4 / 3 Gerek Duyulduğunda 31 Maddeye Göre Dışarıdan Dersi SÜREÇ ADIMLARI verebilecek Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Rektörlüğe Önerilmesi. S.4.12.3.4 / 4 Öğretim elamanlarının ders görevlendirmeleri Fakülte Kurul kararı ile karar altına alınması. S.4.12.3.4 / 5 Ders Planında Yer Alan Yarıyıla Ait Tüm Derslerin Öğretim Elemanlarına Bildirilmesi. S.4.12.3.4 / 6 Belirlenen dersler, ders programları ve öğretim üye görevlendirme listeleri öğrenci işleri daire başkanlığına gönderilir. S.4.12.3.6 / 1 Gelen yazılar Dekanlık/Müdürlük makamına sunulur. Dekan/Müdür yazıları gördükten sonra gereğinin yapılması için Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterine havale eder. S.4.12.3.6 / 2 Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri yazının içeriğine göre yapılacak iş özelinde personele sevkini gerçekleştirir ve yapılacak işlemi belirler. S.4.12.3.6 / 3 Gelen yazı ile ilgili birimler gelen yazı için gerekli işlem sonucunda cevaben ilgili yazı hazırlar. S.4.12.3.6 / 4 Birim içinden oluşturulan yazılara ekleri eklenerek hazırlanır. Yazı önce Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterinin parafına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri tarafından paraflandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Dekan/Müdür tarafından imzalanır. S.4.12.3.6 / 5 Dekan/Müdür imzasında çıkan yazılar Elektronik belge yönetim sistemi vasıtasıyla iletilir. Posta yoluyla gönderilecek yazılar yazı işleri tarafından posta yoluyla gönderilir. S.4.12.3.6 / 6 Kurum dışından elektronik ortam dışından gelen yazılar yazı işleri birimi tarafından elektronik belge yönetim sistemine kayıt edilir ve evrak numarası alınarak dosyalanır. S.4.12.3.3 / 1 Bölüm Başkanı Bölüm Kurulu Kararı ile Akademik Personel İhtiyacı Olduğunu Bir Üst Yazı ile Dekanlığa Bildirir. S.4.12.3.3 / 2 Dekanlık/Müdürlük, Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Akademik Personel İhtiyacını Yönetim Kurulu Kararını Bir Üst Yazı ile Rektörlüğe Bildirir. S.4.12.3.3 / 3 Adaylar Müracaatlarını İlgili Birimlere Yapar. S.4.12.3.3 / 4 İlgili Birimler Sınav Komisyonları Oluştururlar. S.4.12.3.3 / 5 Sınav Komisyonu Kanun/Yönetmelikte Belirtilen Esaslar Doğrultusunda Sınavlarını Yapar. S.4.12.3.3 / 6 Sınavlarda Başarılı Olanların Listesi Yönetim Kurulu Kararı İle Dosyaları Rektörlüğe Gönderilir. S.4.12.3.3 / 7 Dekanlık Ataması yapılan Personele Tebliğ Ettikten Sonra Başlama Yazısını Yazar. S.4.12.3.3 / 8 Akademik Personel Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu İlgili Biriminde Göreve Başlar.
Yetkiler	Biriminin görev, yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak, Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları etkin ve verimli kullanmak, korumak ve saklamak, Birim amirleri ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek, 657 sayılı Devlet memurları kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, Diğer kurum veya kuruma ait sorumluluk alanı ile ilgili bilgi yönetim sistemlerini kullanabilmek, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
Bilgi	Mevzuat, İletişim, Yönetim,
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, Sistemli çalışma, Değişim ve zaman yönetimi, Performans ve gelişim yönetimi, Planlama ve organize etme, Stratejik yönetim.
İletişimdeki Birimler	Dekanlık, Fakülte Sekreterliği,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Ahmet Emin Şen	Mahmut Aydın	Burcu Avcı