Birimi	Rektörlük
Alt Birimi	Genel Sekreterlik
Bağlı Ünvan	Genel Sekreterlik
Görev Adı	EBYS Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı	S.4.2.6 - Form Tasarım İşlemleri Alt Süreci S.4.2.3 - E-İmza Alt Süreci S.4.2.4 - EBYS Kullanıcı Kayıt ve Güncelleme Alt Süreci S.4.2.5 - Evrak Kayıt ve Kayıtlı Elektronik Posta İşlemleri Alt Süreci S.4.2.10 - Kurul ve Komisyon İşlemleri Alt Süreci S.4.2.2 - Bilgi Edinme Alt Süreci S.4.2.1 - Akademik Teşvik İşlemleri Alt Süreci
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.2.6 / 1 Form taslağının EBYS ile bildirilmesi S.4.2.6 / 2 Gelen talebin, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından değerlendirilmesi S.4.2.6 / 3 Formun istenilen şekilde tasarlanması amacıyla ilgili firmaya iletilmesi S.4.2.6 / 4 Hazırlanan formun uygun formatta sisteme aktarılması S.4.2.6 / 5 Değişiklik sonrası sistem üzerinden gerekli duyurunun yapılması S.4.2.4 / 1 İlgili personelin bulunduğu birim tarafından Kullanıcı Bilgi Formu’nun doldurularak EBYS ile gönderilmesi S.4.2.4 / 2 Gelen talebin Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından değerlendirilmesi S.4.2.4 / 3 EBYS’de ilgili personel ekleme işleminin yapılması S.4.2.4 / 4 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından verilen e-posta adresinin EBYS’ye tanımlanması S.4.2.4 / 5 Yapılan işlemin ilgili personele duyurulması S.4.2.4 / 6 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından ilgili kişinin e-posta adresinin kaldırılmasına müteakip EBYS’de personelin pasif duruma alınması S.4.2.5 / 1 Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden üniversite adına gelen evrakların teslim alınması ve kontrolünün yapılması S.4.2.5 / 2 Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden gelen tüm evrakların EBYS den kayıt işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 3 EBYS üzerinden kayıt yapılan tüm evrakların ilgili birimlere ve Genel Sekreterlik Makamı’na havalesinin yapılması S.4.2.5 / 4 EBYS’ den havalesi yapılmış olan ıslak imzalı evrakların zimmet işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 5 Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gidecek evrakların gönderilmesinin sağlanması S.4.2.5 / 6 Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gönderilecek takipli postaların izlenebilirlik işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 7 Kurum dışından gelen PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) evraklarının EBYS’ye dahil edilmesi S.4.2.5 / 8 Yazının yönetime ya da ilgili birime sevk işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 9 EBYS üzerinden yazılmış ve gönderim türü KEP seçilen yazının Kurum Kep Sorumlusu’na iletilmesi S.4.2.5 / 10 Kurum içi PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden giden evrakların gönderilmesinin sağlanması S.4.2.3 / 1 EBYS üzerinden imza yetkisi bulunan personel için talep yazısı oluşturulması S.4.2.3 / 2 Gelen talebin Genel Sekreterlik tarafından değerlendirilmesi S.4.2.3 / 3 Kamu Sertifikasyon Merkeziyle iletişime geçilerek sürecin başlatılması S.4.2.3 / 4 Kamu SM tarafından gönderilen formun personel tarafından doldurularak EBYS birimine teslim edilmesi S.4.2.3 / 5 Teslim edilen formun EBYS’de oluşturulan üst yazıyla Kamu SM’ye gönderilmesi S.4.2.3 / 6 Üretilen e-imzanın kişinin kendisine kurye ile teslim edilmesi S.4.2.2 / 1 CİMER kullanıcı sorumlusu tarafından gelen başvurular ile diğer bilgi edinme başvurularının EBYS’ye dahil edilerek Genel Sekreterliğe iletilmesi S.4.2.2 / 2 İncelenmesi ve cevaplanması amacıyla İç ve Dış Yazışmalar Ofisine havale edilmesi S.4.2.2 / 3 Başvuru içeriği üniversitenin başka birimini ilgilendiriyorsa görüş talep edilmesi S.4.2.2 / 4 Başvurunun içeriğine göre gerekirse başvuru sahibine ve CİMER portalına cevabın eklenmesi S.4.2.1 / 1 Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu’nun kurulması S.4.2.1 / 2 Akademik teşvik başvuru takviminin duyurulması S.4.2.1 / 3 Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonları’nın incelemelerinin sonuç tutanaklarının komisyona gönderilmesi S.4.2.1 / 4 Başvuru dosyalarının Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu tarafından incelenmesi ve sonuçların ilan edilmesi S.4.2.1 / 5 Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu tarafından ilan edilen puanlara itirazların yapılması S.4.2.1 / 6 İtirazların Akademik Teşvik Komisyonu tarafından kesin karara bağlanması ve sonuçlandırılması S.4.2.1 / 7 İtiraz sonuçlarının ilan edilmesi ve ilgili birimlere gönderilmesi S.4.2.10 / 1 Birimlerden gelen Kurul/Komisyon gündem taleplerinin Genel Sekreterlik’te toplanması S.4.2.10 / 2 Kurul/Komisyon toplantı gündeminin oluşturulması S.4.2.10 / 3 Kurul/Komisyon üyelerine gündemin gönderilmesi S.4.2.10 / 4 Kurul/Komisyon üyelerinin toplantıya davet edilmesi S.4.2.10 / 5 Toplantının gerçekleşmesi için altyapının sağlanması S.4.2.10 / 6 Kurul/Komisyon kararlarının üyelere imzalatılması S.4.2.10 / 7 Karar defterine işlenmesi S.4.2.10 / 8 Kurul/Komisyon kararlarının ve karar suretlerinin EBYS üzerinden ilgili birimlere gönderilmesi
Yetkiler	Biriminin görev, yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak, Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları etkin ve verimli kullanmak, korumak ve saklamak, Birim amirleri ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek, 657 sayılı Devlet memurları kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, Diğer kurum veya kuruma ait sorumluluk alanı ile ilgili bilgi yönetim sistemlerini kullanabilmek, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
Bilgi	Mevzuat, İletişim, Yönetim,
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, Sistemli çalışma, Değişim ve zaman yönetimi, Performans ve gelişim yönetimi, Planlama ve organize etme, Stratejik yönetim.
İletişimdeki Birimler	Samsun Üniversitesi,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Tayfun Şener	Tayfun Şener	Ali Bilgin