Birimi	Rektörlük
Alt Birimi	Kalite Koordinatörlüğü
Bağlı Ünvan	Kalite Koordinatörlüğü
Görev Adı	Birim Kalite Komisyonu
Sorumluluk Alanı	S.4.1.1 - Doküman Hazırlama İşlemleri S.4.1.2 - İç Tetkik İşlemleri S.4.1.4 - Kalite Kurum Kültürü Oluşturma Çalışmaları
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.1.4 / 1 Kalite güvencesi sistemini yapılandırmak ve yaygınlaştırmak. S.4.1.4 / 2 Katılımcı yönetim ve organizasyon yapısı ile kalite kültürünün yayılımını teşvik etmek. S.4.1.4 / 3 Kalite Güvence Sisteminin geliştirilmesi ve sürekli iyileştirme faaliyetleri için eğitim hizmetleri sunmak ve etkinlikler geliştirmek. Birimlerin bu konuda önerileri olduğunda Kalite Koordinatörlüğü’ne iletebilirler. S.4.1.4 / 4 Kalite Kurum Kültürü Sisteminin geliştirilmesi ve sürekli iyileştirme faaliyetleri için rehberlik ve danışmanlık hizmetleri sunmak ve etkinlikler geliştirmek. S.4.1.4 / 5 Kalite kültürünün yaygınlaştırılması amacıyla düzenlenen etkinliklere katılımı arttırmak. S.4.1.4 / 6 Kalite kültürü farkındalığını ve kalite çalışmalarına olan memnuniyet düzeyini arttırmak. S.4.1.2 / 5 Denetimde tespit edilen uygunsuzluklar birim yöneticisi tarafından gözden geçirilir, ilgililerle görüşülerek bu uygunsuzlukların giderilmesi ve tekrarının engellenmesi için gerçekleştirilecek faaliyetler belirlenir ve uygulanır. Faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirtilecek süre uygunsuzluğun türüne göre belirlenir. Planlanan faaliyetlerin kontrolü tetkik ekibin sorumluluğundadır. Tetkik Ekip Lideri/Tetkikçi veya Kalite Koordinatörlüğü gerçekleştirilen düzeltici ve iyileştirici faaliyetleri ve bunlara ilişkin kanıtları inceleyerek, yapılan düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin etkinliğini ve yeterliliğini değerlendirir. Gerçekleştirilen düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin yetersiz olması durumunda, Tetkik Ekip Lideri/Tetkikçi veya Kalite Koordinatörlüğü birim yöneticisi ile temasa geçerek, ek düzeltici faaliyetler yapılmasını talep edebilir. Bir uygunsuzluk ancak uygunsuzluğun nedeninin doğru tespit edilerek ortadan kaldırılması ile kapatılabilir. S.4.1.2 / 7 Açılış Toplantısı; İç Tetkik, Tetkikçi(ler) ve tetkik edilen birim yöneticilerinin katıldığı bir açılış toplantısı ile başlatılır. Açılış toplantısı 15 ila 30 dakika arasında sürer. Toplantıda aşağıda belirtilen faaliyetler ve konular görüşülür. • İç Tetkikçi(ler) kendilerini tanıtması (öğrenim ve mesleki tecrübeleri vs.) • Tetkik kapsam ve amacının tekrarlanması, uygulanacak denetimin örnekleme yöntemi esasına dayandığının açıklanması. • Uygunsuzluk tiplerinin açıklanması (Majör-Minör-Gözlem) • Tetkik planı konusunda varsa mevcut değişiklik taleplerinin teyidi. • Tetkikin gerçekleştirileceği alanların belirlenmesi ve kılavuz istenmesi. • Saha tetkikleri için varsa iş güvenliği, acil durum ve emniyet konularının açıklığa kavuşturulması. • Ara ve kapanış toplantıları zamanlarının belirlenmesi. • Gizlilik prensibinin beyanı. • Tetkik edilen birimde gelecek soruların cevaplanması. • Katılım tutanağının tetkikçi(ler) ve tüm katılımcılar tarafından imzalanması. S.4.1.2 / 8 Kapanış Toplantısı; Tüm incelemeler tamamlandıktan sonra tetkik bitirilir ve tetkik sonuçlarının, tetkik gözlemlerinin yönetime anlaşılır olarak sunulduğu, tetkikçi(ler) ve denetlenen taraf birim yöneticilerinin katıldığı bir kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Kapanış toplantısında görüşülen konulan ve faaliyetler; • Katılım için teşekkür edilmesi. • Pozitif veya güçlü yönlere yönelik yapılan tespitler (öncelikli olarak olumlu gözlemler açıklanmalı) • Tespit edilen uygunsuzluklar(majör ve minör bulgular açıklanmalı). • Gözlemler/İyileştirme ve geliştirme önerileri hakkında bilgi verilmeli, • Kapanış toplantısında tespit edilen tüm uygunsuzluk ve gözlemler için denetlenen bölümle mutabık kalınmalıdır. (Anlaşma sağlanmayan noktalar hakkında yeniden değerlendirme yapılmalı). • Tespit edilen uygunsuzluklara ait düzeltici ve iyileştirici faaliyetlere ilişkin zamanların belirlenmesi. • Gizlilik beyanı tekrarı. • Tetkikçi tarafından tetkik sonucunda tespit edilen bulgular ve uygunsuzluklar ile düzeltici faaliyet süreleri hakkında bilgi verilir.(Tetkik edilen birim 3 iş günü içinde ilgili sorumlu personel kısmı ve yapılacak faaliyet(ler) ve planlanan tamamlanma tarihine yazarak denetçiye iletir veya sözlü olarak onay alır. Tetkikçi DİF’deki faaliyetleri inceler ve eğer yeterli bulmaz ise; tetkik edilen birime düzeltme için geri bildirimde bulunur.) • Tetkikçilerin iç tetkik raporunu imzalaması.• Katılım tutanağının denetçiler ve tüm katılımcılar tarafından imzalanması aşamalarından oluşur. S.4.1.1 / 3 Hazırlanan tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörü veya görevlendirilen kişi/komisyon tarafından gözden geçirilir ve onay verilir. Dokümanın yayınlanması ve dağıtımı Kalite Koordinatörlüğü tarafından bilgisayar ortamında gerçekleştirilir. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer. S.4.1.1 / 1 Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi şartları dikkate alınarak Kalite Koordinatörü tarafından belirlenir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Bu konudaki öneriler Kalite Koordinatörlüğü’ne iletebilirler, S.4.1.8 / 1 Samsun Üniversitesi tarafından paydaşlarımızın (öğrenci, personel, ilgi taraflar vb), şikayetlerini kolaylıkla bildirebilmeleri için web sayfası(SİMER) ve üniversitede uygun yer ve mekanlarda dilek, öneri ve şikayet kutuları bulunmaktadır. S.4.1.8 / 2 Samsun Üniversitesi İletişim Merkezi (SİMER) sayfasında şikayetlerin alınması hakkında bilgilendirme mevcuttur. S.4.1.8 / 3 Dilek, öneri, şikayet ve memnuniyet kutularından, web sayfasından, yüz yüze vb. kanallardan alınan şikayetler ile ilgili geri bildirim isteyen kişiye geri bildirimler, gelen şikayet ve taleplerle ilgili istek sahibinin formda belirttiği (telefon, e-mail vb) yol ile yapılır. S.4.1.8 / 4 Geri bildirim kutusu kanalı ile alınan geri bildirimler, kalite koordinatörlüğü personeli tarafından VPYS Geri Bildirim Modülünde bulunan online form “(ORT/FRM149) Geri Bildirim Formu (Online)” ile SİMER sistemine kaydedilir. Geri bildirim sistem üzerinde oluşturulduğunda otomatik olarak ilgili birimin süreç yöneticisi ve kalite sorumlusuna iletilir; paydaşa geri bildirimin aldığına dair e-posta bilgilendirme yapılarak geri bildirim takip kodu gönderilir. S.4.1.8 / 5 Birimler kendilerine gelen dilek, öneri, şikâyet ve memnuniyetlerini konularına göre tasnif edip değerlendirirler. S.4.1.8 / 6 Birimler alınan şikâyetlerle ilgili olarak şikâyet sahiplerine şikâyet kendilerine ulaştıktan sonra en fazla iki iş günü içinde cevap vermektedir. Bu kapsamda Birimler dilek, öneri, şikâyet ve memnuniyet sahibinin formda bildirdiği irtibat kanallarından en uygununu kullanarak TS EN ISO 9001:2015 Dilek, Öneri, Şikâyet ve Memnuniyet Form (ORT/FRM025) sahibine dönüş yaparlar. Süreci Dilek, Öneri, Şikâyet ve Memnuniyet Takip Formu (ORT/FRM152) ile birlikte izlerler, S.4.1.8 / 7 Elektronik posta, telefon, mesaj, yüz yüze görüşme, sosyal medya vb. yoluyla alınan geri bildirimler, paydaşların geri bildirimlerini bu tür kanallar aracılığı ile iletmeyi tercih etmeleri durumunda, geri bildirime ait verilerin SİMER sisteminde kayıt altına alınması ve iletişim adresi belirtilmişse ilgili paydaşın bilgilendirilmesi sağlanır. S.4.1.8 / 8 SİMER sistemine kayıt yapılan her form için sistem tarafından otomatik bir takip numarası verilir. S.4.1.8 / 9 Gerek görüldüğünde geri bildirim üzerinde düzeltme veya düzeltici-iyileştirici faaliyet oluşturulabilir. S.4.1.8 / 10 Üniversitemizin prestij kaybına neden olacak veya kişisel hakları konu alan bildirimler ile kamu zararı ve geniş kesimleri etkileme ihtimali olan şikayetler “acil” olarak değerlendirilir ve SİMER sistemi üzerinden “öncelikli bildirim” olarak sınıflandırılır. S.4.1.8 / 11 Herhangi bir birim seçilmeden oluşturulmuş ve yanlış birime iletilmiş geri bildirimler, Kalite Koordinatörlüğü tarafından doğru birim ile ilişkilendirilir. S.4.1.8 / 12 Faaliyet sonuçları uygun irtibat kanallarından dilek,öneri ve şikayet sahibine iletilir. Uygun bir irtibat kanalı belirtilmediği veya dilek, öneri, şikayet ve memnuniyet sahibi ile yüze görüşme olanağının bulunmadığı durumlarda dosya sonlandırılır. S.4.1.8 / 13 Şikayetçi iç ve dış kaynaklı alternatif çözüm yolları konusunda bilgilendirilir. Ayrıca üniversitemiz makul çözüm yolları tükenene veya paydaş tatmin edilene kadar şikayetin sürecini izler. Tüm bu süreçlere ait gerçekleşme kanıtlarına dair faaliyet muhafaza altına alınır. S.4.1.8 / 14 Üniversitemiz tarafından sonuçlandırılan şikayetlerle ilgili olarak paydaşlara yönelik olarak şikayetin sonuçlanmasını takip eden 15 gün içerisinde müşteri şikayet, öneri geri besleme memnuniyet anketi uygulanır. S.4.1.8 / 15 Paydaşa yaptığı memnuniyet geri bildirimine dair sonuç bilgisi verilir.
Yetkiler	Üniversite bünyesinde Kalite komisyonu adına Kalite Koordinatörlüğünün yürüttüğü kalite geliştirme çalışmalarının yürütülmesine katkı sağlamak. Birimde eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, toplumsal katkı faaliyetleri ile idari hizmetlerin iç kalite güvencesini oluşturmak; dış değerlendirme ve akreditasyon süreçlerinde rehberlik etmek.
Bilgi	Mevzuat, iletişim, yönetim
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük, güvenilirlik, profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, iletişim becerisi, Mevzuat ve sistemli çalışma bilgisi, Değişim ve zaman yönetimi Stratejik yönetim Planlama ve organize etme Performans ve gelişim yönetimi
İletişimdeki Birimler	Kalite Koordinatörlüğü,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Ezgi Cebeci	Ali Bilgin	Ali Bilgin