Birimi	Genel Sekreterlik
Alt Birimi	Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü
Bağlı Ünvan	Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü
Görev Adı	EBYS Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı	S.4.2.3 - E-İmza Alt Süreci S.4.2.6 - Form Tasarım İşlemleri Alt Süreci S.4.2.4 - EBYS Kullanıcı Kayıt ve Güncelleme Alt Süreci S.4.2.5 - Evrak Kayıt ve Kayıtlı Elektronik Posta İşlemleri Alt Süreci S.4.2.10 - Kurul ve Komisyon İşlemleri Alt Süreci S.4.2.1 - Akademik Teşvik İşlemleri Alt Süreci S.4.2.2 - Bilgi Edinme Alt Süreci S.4.2.7 - İş Sağlığı ve Güvenliği İşlemleri Alt Süreci
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.2.2 / 1 CİMER kullanıcı sorumlusu tarafından gelen başvurular ile diğer bilgi edinme başvurularının EBYS’ye dahil edilerek Genel Sekreterliğe iletilmesi S.4.2.2 / 2 İncelenmesi ve cevaplanması amacıyla İç ve Dış Yazışmalar Ofisine havale edilmesi S.4.2.2 / 3 Başvuru içeriği üniversitenin başka birimini ilgilendiriyorsa görüş talep edilmesi S.4.2.2 / 4 Başvurunun içeriğine göre gerekirse başvuru sahibine ve CİMER portalına cevabın eklenmesi S.4.2.3 / 1 EBYS üzerinden imza yetkisi bulunan personel için talep yazısı oluşturulması S.4.2.3 / 2 Gelen talebin Genel Sekreterlik tarafından değerlendirilmesi S.4.2.3 / 3 Kamu Sertifikasyon Merkeziyle iletişime geçilerek sürecin başlatılması S.4.2.3 / 4 Kamu SM tarafından gönderilen formun personel tarafından doldurularak EBYS birimine teslim edilmesi S.4.2.3 / 5 Teslim edilen formun EBYS’de oluşturulan üst yazıyla Kamu SM’ye gönderilmesi S.4.2.3 / 6 Üretilen e-imzanın kişinin kendisine kurye ile teslim edilmesi S.4.2.6 / 1 Form taslağının EBYS ile bildirilmesi S.4.2.6 / 2 Gelen talebin, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından değerlendirilmesi S.4.2.6 / 3 Formun istenilen şekilde tasarlanması amacıyla ilgili firmaya iletilmesi S.4.2.6 / 4 Hazırlanan formun uygun formatta sisteme aktarılması S.4.2.6 / 5 Değişiklik sonrası sistem üzerinden gerekli duyurunun yapılması S.4.2.4 / 1 İlgili personelin bulunduğu birim tarafından Kullanıcı Bilgi Formu’nun doldurularak EBYS ile gönderilmesi S.4.2.4 / 2 Gelen talebin Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından değerlendirilmesi S.4.2.4 / 3 EBYS’de ilgili personel ekleme işleminin yapılması S.4.2.4 / 4 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından verilen e-posta adresinin EBYS’ye tanımlanması S.4.2.4 / 5 Yapılan işlemin ilgili personele duyurulması S.4.2.4 / 6 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından ilgili kişinin e-posta adresinin kaldırılmasına müteakip EBYS’de personelin pasif duruma alınması S.4.2.10 / 1 Birimlerden gelen Kurul/Komisyon gündem taleplerinin Genel Sekreterlik’te toplanması S.4.2.10 / 2 Kurul/Komisyon toplantı gündeminin oluşturulması S.4.2.10 / 3 Kurul/Komisyon üyelerine gündemin gönderilmesi S.4.2.10 / 4 Kurul/Komisyon üyelerinin toplantıya davet edilmesi S.4.2.10 / 5 Toplantının gerçekleşmesi için altyapının sağlanması S.4.2.10 / 6 Kurul/Komisyon kararlarının üyelere imzalatılması S.4.2.10 / 7 Karar defterine işlenmesi S.4.2.10 / 8 Kurul/Komisyon kararlarının ve karar suretlerinin EBYS üzerinden ilgili birimlere gönderilmesi S.4.2.1 / 1 Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu’nun kurulması S.4.2.1 / 2 Akademik teşvik başvuru takviminin duyurulması S.4.2.1 / 3 Birim Akademik Teşvik Başvuru ve İnceleme Komisyonları’nın incelemelerinin sonuç tutanaklarının komisyona gönderilmesi S.4.2.1 / 4 Başvuru dosyalarının Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu tarafından incelenmesi ve sonuçların ilan edilmesi S.4.2.1 / 5 Akademik Teşvik Düzenleme, Denetleme ve İtiraz Komisyonu tarafından ilan edilen puanlara itirazların yapılması S.4.2.1 / 6 İtirazların Akademik Teşvik Komisyonu tarafından kesin karara bağlanması ve sonuçlandırılması S.4.2.1 / 7 İtiraz sonuçlarının ilan edilmesi ve ilgili birimlere gönderilmesi S.4.2.5 / 1 Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden üniversite adına gelen evrakların teslim alınması ve kontrolünün yapılması S.4.2.5 / 2 Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden gelen tüm evrakların EBYS den kayıt işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 3 EBYS üzerinden kayıt yapılan tüm evrakların ilgili birimlere ve Genel Sekreterlik Makamı’na havalesinin yapılması S.4.2.5 / 4 EBYS’ den havalesi yapılmış olan ıslak imzalı evrakların zimmet işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 5 Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gidecek evrakların gönderilmesinin sağlanması S.4.2.5 / 6 Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gönderilecek takipli postaların izlenebilirlik işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 7 Kurum dışından gelen PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) evraklarının EBYS’ye dahil edilmesi S.4.2.5 / 8 Yazının yönetime ya da ilgili birime sevk işlemlerinin yapılması S.4.2.5 / 9 EBYS üzerinden yazılmış ve gönderim türü KEP seçilen yazının Kurum Kep Sorumlusu’na iletilmesi S.4.2.5 / 10 Kurum içi PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden giden evrakların gönderilmesinin sağlanması S.4.2.7 / 1 Üniversitede çalışan tüm personelin emniyetinin sağlanması ve kazaların önlenmesi ile İSG kapsamında uygulanacak prensip ve yöntemleri belirleyecek olan İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu’nun kurulması S.4.2.7 / 2 Üniversitede çalışan tüm personelin emniyetinin sağlanması ve kazaların önlenmesi, sorumlu personel tarafından uygulanacak prensip ve yöntemlerin belirlenmesi, tüm birimlerde yürütülen çeşitli faaliyetler esnasında meydana gelebilecek kazalara karşı alınması gereken ISG tedbir ve talimatlarının belirlenmesi, birimlerde görevli tüm personeli emniyet ve kaza önleme konusunda eğiterek kazaların meydana gelme riskinin azaltılması, tüm birimlerde icra edilen faaliyetler esnasında planlı, programlı ve emniyetli çalışmayı temin ederek meydana gelebilecek iş kazalarını, can ve mal kayıplarının önlenmesi ve kaynakların daha ekonomik kullanılmasının sağlanması S.4.2.7 / 3 Üniversiteye ilişkin iş sağlığı ve güvenliği yönünden usul ve esasların düzenlenmesi S.4.2.7 / 4 İş yerlerinde iş sağlığı ve güvenliği yönünden yapılacak risk değerlendirmesinin usul ve esaslarını düzenlemek S.4.2.7 / 5 İş yerinde acil durum planlarının hazırlanması, önleme, koruma, tahliye, yangınla mücadele, ilk yardım ve benzeri konularda yapılması gereken çalışmalar ile bu durumların güvenli olarak yönetilmesi ve bu konularda görevlendirilecek çalışanların belirlenmesi ile ilgili usul ve esasları düzenlemek
Yetkiler	Biriminin görev, yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak, Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları etkin ve verimli kullanmak, korumak ve saklamak, Birim amirleri ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek, 657 sayılı Devlet memurları kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, Diğer kurum veya kuruma ait sorumluluk alanı ile ilgili bilgi yönetim sistemlerini kullanabilmek, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
Bilgi	Mevzuat, İletişim, Yönetim,
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, Sistemli çalışma, Değişim ve zaman yönetimi, Performans ve gelişim yönetimi, Planlama ve organize etme, Stratejik yönetim.
İletişimdeki Birimler	İdari Birimler, Samsun Üniversitesi, Akademik Personel, İdari Personel, Akademik Birimler, Destek Personeli,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Tayfun Şener	Tayfun Şener	Ali Bilgin