Birimi	Dekanlık
Alt Birimi	Kavak Meslek Yüksekokulu
Bağlı Ünvan	Kavak Meslek Yüksekokulu
Görev Adı	Ofis Personeli
Sorumluluk Alanı	S.4.12.9.19 - Yolluk ve Yevmiyelerin Ödenmesi S.4.12.9.8 - Ders Muafiyet İşlemleri S.4.12.9.12 - Kayıt Dondurma Süreci S.4.12.9.18 - Kayıt Sildirme S.4.12.9.6 - Kayıt Yenileme S.4.12.9.23 - Mazeret Sınavı S.4.12.9.24 - Mezuniyet için Çift Ders Sınavı İşlemleri S.4.12.9.22 - Sınavlara İtiraz S.4.12.9.26 - Stajyer Öğrencilerin Sigorta İşlemleri S.4.12.9.10 - Ek Ders Ücreti Ödemesi S.4.12.9.11 - Evrak Akış Süreci S.4.12.9.14 - Maaş Tahakkuk Süreci S.4.12.9.16 - Harcırah Süreci
Görev Türü	Hassas Görev Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	S.4.12.9.19 / 7 Gidiş dönüş tutarı, konaklama vb. ödemeler mali işler sorumlusunca muhasebeleştirilerek, tutar ilgilinin hesabına yatırılması için strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir. S.4.12.9.18 / 4 Durum Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilir. S.4.12.9.24 / 6 Çift ders notları öğrenci işleri daire başkanlığına gönderilir. S.4.12.9.12 / 5 Sonuç Öğrenciye, Öğrenci İşlerine Daire Başkanlığına, Kredi ve Yurtlar Kurumuna Bildirir. S.4.12.9.23 / 9 Notlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. S.4.12.9.22 / 6 Durum Öğrenciye Bildirilir. S.4.12.9.22 / 7 Yeni Not Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir. S.4.12.9.11 / 1 Gelen yazılar Dekanlık/Müdürlük makamına sunulur. Dekan/Müdür yazıları gördükten sonra gereğinin yapılması için Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterine havale eder. S.4.12.9.11 / 3 Gelen yazı ile ilgili birimler gelen yazı için gerekli işlem sonucunda cevaben ilgili yazı hazırlar. S.4.12.9.11 / 4 Birim içinden oluşturulan yazılara ekleri eklenerek hazırlanır. Yazı önce Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterinin parafına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri tarafından paraflandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Dekan/Müdür tarafından imzalanır. S.4.12.9.11 / 5 Dekan/Müdür imzasında çıkan yazılar Elektronik belge yönetim sistemi vasıtasıyla iletilir. Posta yoluyla gönderilecek yazılar yazı işleri tarafından posta yoluyla gönderilir. S.4.12.9.11 / 6 Kurum dışından elektronik ortam dışından gelen yazılar yazı işleri birimi tarafından elektronik belge yönetim sistemine kayıt edilir ve evrak numarası alınarak dosyalanır. S.4.12.9.26 / 1 Öğrenci staja başlamadan en geç 10 gün içerisinde SGK İşe Giriş Bildirgesinin düzenlenmesi, S.4.12.9.26 / 2 Öğrencinin staj bitiminden 10 gün içerisinde SGK İşten Ayrılış Bildirgesinin düzenlemesi, S.4.12.9.26 / 3 Aylık Prim Bildirgesini (Muhtasar Beyanname) Onaylayarak Çıktısını Almak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Göndermek, Bir suretini dosyalamak. S.4.12.9.16 / 1 Harcırahların düzenlenerek ödeme evraklarının hazırlanması S.4.12.9.10 / 3 Tahakkuk Birimi tarafından kontrol edilen formlar Dekan tarafından imzalanır. S.4.12.9.10 / 4 Ücretlendirme için KBS’ye (Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi) ders saatleri girilir. (Sisteme giriş yapılırken kişilerin izinli, raporlu, görevli olduğu günler ve varsa ders telafileri dikkate alınarak işlem yapılır.) S.4.12.9.10 / 5 Ödeme emri ve ekleriyle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. S.4.12.9.14 / 1 Akademik personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 2 Yabancı uyruklu sözleşmeli öğretim elemanlarının maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 3 4/B sözleşmeli personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 4 4/D sürekli işçi statüsündeki personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 5 Fazla çalışma, yol, yemek, ilave primler, ödül, ikramiye vb. ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 6 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na tabi personelin emekli keseneklerinin SGK ya bildirilmesi S.4.12.9.14 / 7 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanununa tabi personelin emekli keseneklerinin SGK ya bildirilmesi S.4.12.9.14 / 8 Muhtasar beyanname bildirimi S.4.12.9.14 / 9 Vekâlet ve ikinci görev bordrolarının düzenlenip, ödemeye gönderilmesi S.4.12.9.8 / 2 Bölüm Sekreterliği Öğrencinin İçerik ve kredi Bakımından Uygun Olan Derslerin Muaf Tutulabilmesi İçin Bölüm Başkanına gönderir. S.4.12.9.8 / 6 Karar Öğrenci İşlerine Daire Başkanlığına, Bölüm Başkanlığına EBYS ile gönderilir. S.4.12.9.8 / 7 Karar Bölüm Başkanı Tarafından Öğrenciye Tebliğ Eder. S.4.12.9.11 / 3 Gelen yazı ile ilgili birimler gelen yazı için gerekli işlem sonucunda cevaben ilgili yazı hazırlar. S.4.12.9.11 / 4 Birim içinden oluşturulan yazılara ekleri eklenerek hazırlanır. Yazı önce Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterinin parafına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri tarafından paraflandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Dekan/Müdür tarafından imzalanır. S.4.12.9.11 / 5 Dekan/Müdür imzasında çıkan yazılar Elektronik belge yönetim sistemi vasıtasıyla iletilir. Posta yoluyla gönderilecek yazılar yazı işleri tarafından posta yoluyla gönderilir. S.4.12.9.11 / 6 Kurum dışından elektronik ortam dışından gelen yazılar yazı işleri birimi tarafından elektronik belge yönetim sistemine kayıt edilir ve evrak numarası alınarak dosyalanır. S.4.12.9.14 / 1 Akademik personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 2 Yabancı uyruklu sözleşmeli öğretim elemanlarının maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 3 4/B sözleşmeli personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 4 4/D sürekli işçi statüsündeki personelin maaş ve sosyal haklarına ilişkin ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 5 Fazla çalışma, yol, yemek, ilave primler, ödül, ikramiye vb. ödeme evraklarının düzenlenmesi S.4.12.9.14 / 6 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na tabi personelin emekli keseneklerinin SGK ya bildirilmesi S.4.12.9.14 / 7 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanununa tabi personelin emekli keseneklerinin SGK ya bildirilmesi S.4.12.9.14 / 8 Muhtasar beyanname bildirimi S.4.12.9.14 / 9 Vekâlet ve ikinci görev bordrolarının düzenlenip, ödemeye gönderilmesi S.4.12.9.22 / 6 Durum Öğrenciye Bildirilir. S.4.12.9.6 / 2 OBS’de Belirlenen Danışmanlar Öğrenci İşlerince Atanır. S.4.12.9.6 / 7 Bölüm Başkanlığı Mazeretli Kayıt Yenilemek İsteyen Öğrencilerin Listesini Yönetim Kuruluna Sunar. S.4.12.9.6 / 8 Mazeretleri Uygun Görülen Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemleri Öğrenci İşlerince Yapılır. S.4.12.9.24 / 1 Mezun Olmak İçin Bir veya İki Dersi Kalan Öğrenci Tek/Çift Ders Sınavına Girmek İçin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe ile Başvurur. S.4.12.9.24 / 6 Çift ders notları öğrenci işleri daire başkanlığına gönderilir. S.4.12.9.6 / 8 Mazeretleri Uygun Görülen Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemleri Öğrenci İşlerince Yapılır.
Yetkiler	Biriminin görev, yetki ve sorumluluğunda yer alan tüm düzenli, verimli ve gecikmeye meydan vermeden yapmak ve sonuçlandırmak, Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları etkin ve verimli kullanmak, korumak ve saklamak, Birim amirleri ve üst makamların vereceği diğer görevleri yerine getirmek. Takip ettiği iş ve işlemler hakkında amirine bilgi vermek, 657 sayılı Devlet memurları kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, Diğer kurum veya kuruma ait sorumluluk alanı ile ilgili bilgi yönetim sistemlerini kullanabilmek, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
Bilgi	Mevzuat, İletişim, Yönetim,
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Profesyonellik ve uzmanlık, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Bütünsel bakış, Sistemli çalışma, Değişim ve zaman yönetimi, Performans ve gelişim yönetimi, Planlama ve organize etme, Stratejik yönetim.
İletişimdeki Birimler	İdari Birimler,

Adı Soyadı	Tarih	İmza

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlülük Onayı
Fatih Balcı	Bilal Sungur	Ali Bilgin