ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

Hizmet Envanteri

İndir

Döküman No OGR017/HET

İlk Yayın Tarihi 30/11/2021

Revizyon Tarihi -

Revizyon No 0

Hazırlayan Tuncay BEKTAŞOĞLU (Şube Müdürü)

Onaylayan Aydın KARATAY (Daire Başkanı)

Yürürlülük Onayı Kalite Koordinatörlüğü

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

SIRA NO

KURUM KODU

ŞUBE KODU

STANDART DOSYA PLANI KODU

İŞ AKIŞ SÜRECİ KODU

HİZMETİN ADI

HİZMETİN TANIMI

HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI

HİZMETTEN YARARLANANLAR

HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE

HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI

HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/ BİRİMLERİN ADI

BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER

İLK BAŞVURU MAKAMI

PARAF LİSTESİ

KURUMUN VARSA YAPILMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALARI

KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR

MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ

HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ

YILLIK İŞLEM SAYISI

77539080

76170196

301.01.02

S1.2.1/İAŞ01

Öğrenci Kontenjanları Belirleme İşlemleri

Üniversitemiz bölüm ve programlarına ÖSYM tarafından yerleştirilecek öğrenci kontenjanlarının belirlenmesinin sağlanması,

2547 Sayılı YÖK Kanunu, ÖSYM Öğrenci Kontenjanları Kılavuzu, ÖSYM takvimi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Akademik Birimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Kontenjan Talep Formu

OİDB

Akademik birimler

ÖSYM YÖK

2 Hafta

Sunuluyor

77539080

76170196

301.01

S1.2.2/İAŞ01

Akademik Takvim Hazırlama İşlemleri

İlgili akademik yıl için öğrencilerin kayıt ve sınav takvimi ile önemli başvuru tarihlerinin belirtildiği akademik takvimin hazırlanması ve duyurulması,

Samsun Üniversitesi Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, ÖSYM takvimi, Resmî tatiller

Öğrenciler, Akademik Birimler İdari Birimler

Akademik ve İdari Birimler

1.Akademik Kurullardan Gelen Öneriler 2.Çevresel Şartlar 3.Mevzuatlar 4. ÖSYM Takvimi

OİDB

Akademik birimler Senato

ÖSYM YÖK

2 Hafta

Sunuluyor

77539080

48262856

301.01.03

S1.2.3/İAŞ01

Öğrenci Kesin Kayıt İşlemleri İşlemleri

ÖSYM ile yerleşen öğrencilerin kesin kayıt işlemlerinin yerine getirilmesi

ÖSYM kılavuzu, YKS koşul kılavuzu, Aday öğrenci sayfası

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Programa özel istenilen belgeler

OİDB

1 Hafta

Sunuluyor

77539080

83307881

301.02.03

S1.2.4/İAŞ02

Yabancı Uyruklu Öğrenci (Ön Lisans, Lisans Öğrencileri İçin) Başvuru ve Kabul İşlemleri

Lisans ve Ön Lisans programlarına yurt dışından yabancı uyruklu öğrenci kabulüne yönelik başvuru ve kabul işlemlerinin yürütülmesi,

2547 Sayılı YÖK kanunu, Samsun Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Kabul Yönergesi, YÖK Çerçeve Yönetmeliği,

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Pasaport/Kimlik 2.Lise Diploması 3.Transkript

OİDB

AKADEMİK BİRİMLER

YÖK

1 Ay

Sunuluyor

77539080

83307881

302.01.02

S1.2.5/İAŞ01

Yabancı Uyruklu Öğrenci Kesin Kayıt İşlemleri

Lisans ve Ön lisans programlarına yurt dışından yabancı uyruklu öğrenci kabulüne yönelik kayıt ve güvenlik işlemlerinin yürütülmesi

2547 Sayılı YÖK kanunu, Samsun Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Kabul Yönergesi, YÖK Çerçeve Yönetmeliği, Kabul Mektubu Formu,

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Pasaport, 2.Lise Diploması, 3.Transkrıpt, 4.Denklik belgesi, 5.Fotoğraf, 6.Belgelerin asılları ve türkçe tercümeleri, 7.Kabul mektubu 8. Türkçe Yeterlilik belgesi(varsa)

OİDB

DİLMER

YÖK YTB İL GÖÇ İDARESİ

1 AY

Sunuluyor

77539080

76170196

301.06.

S1.2.6/İAŞ01

Yatay Geçiş Başvuru, Değerlendirme ve kayıt İşlemleri

Yatay geçiş sürecinin başlatılması, başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve kayıt işlemlerinin yapılması

Yükseköğretim Kurumlarında Ön Lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasındaki Geçiş/Çift Anadal/Yandal ile Kurumlar arası Kredi Transferleri Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik, Resmi Yazışmalar

Öğrenciler,Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Öğrenci belgesi 2.Transkrıpt 3.Disiplin belgesi 4.Yatay geçiş yapmasına engel olmadığına dair belge 5.Ders muafiyet formu

OİDB

AKADEMİK BİRİMLER

ÖSYM YÖK Diğer Üniversiteler

3 hafta

Sunuluyor

77539080

76170196

302.01.13

S1.2.7/İAŞ00

Özel Öğrenci (Gelen) Kabul İşlemleri

Başka bir yükseköğretim kurumunun öğrencisi iken, farklı bir yükseköğretim ortamı, kültürü, kazanımı edinmek isteyen veya özel durumu nedeni ile kayıtları kendi üniversitelerinde kalmak şartı ile üniversitemizden eğitim almalarının sağlanması

Samsun Üniversitesi Özel Öğrenci Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Kayıtlı olduğu yükseköğretim kurumu 2.Senato kararı

Akademik birimler

AKADEMİK BİRİMLER, GENEL SEKRETERLİK MAKAMI

Öğrencinin kayıtlı olduğu Üniversite

1 Ay

Sunuluyor

77539080

76170196

302.01.13

S1.2.8/İAŞ01

Özel Öğrenci (Giden) İşlemleri

Üniversitemiz öğrencilerinden, farklı bir yükseköğretim ortamı, kültürü, kazanımı edinmek isteyen veya özel durumu nedeni ile kayıtları SAMÜ’de kalmak şartı ile başka bir Yükseköğretim Kurumdan eğitim almalarının sağlanması,

Samsun Üniversitesi Özel Öğrenci Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik birimin özel öğrenci olarak gidebilceğine dair Yönetim Kurulu Kararı 2. Senato Kararı

Akademik birimler

Akademik Birim Genel Sekreterlik Makamı

İlgili Yükseköğretim Kurumuna

1 Ay

Sunuluyor

77539080

76170196

301.01

S1.2.9/İAŞ01

Zorunlu Hazırlık Sınıfı İşlemleri

Zorunlu hazırlık eğitimi almak durumunda olan öğrenci işlemlerinin yürütülmesi,

Yabancı Diller Hazırlık Yönergesi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Hazırlık Sınıfı öğrenci listesi

Yabancı Diller Bölümü

Yabancı Diller Bölümü, Akademik Birimler

10 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

301.01

S1.2.10/İAŞ01

İsteğe Bağlı Hazırlık Sınıfı İşlemleri

Zorunlu hazırlık eğitimi almak durumunda olan öğrenci işlemlerinin yürütülmesi,

Yabancı Diller Hazırlık Yönergesi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Yabancı Diller bölümünün yaptığı sınav sonuç listesi

Yabancı Diller Bölümü

Yabancı Diller Bölümü, Akademik Birimler

10 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

399

S1.2.11/İAŞ01

Yeni Birim (Öğrenci Kabul Edecek) Açma İşlemleri

İç ve dış paydaşlar veya Rektörlük Makamı tarafından açılması önerilen yeni akademik birimlerin açılabilmesi için gerekli süreçlerin işletilmesi, YÖKSİS sistemine işlenmesi ve takibinin yapılması,

2547 Sayılı YÖK Kanunu, 2809 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Yeni Bölüm/Program Açma Talep Dosyası, Senato Kararı

Akademik Birimler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı,

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Yeni birim açma dosyası 2. Senato Kararı

Eğitim Komisyonu

Akademik Birimler

YÖK

1 Ay

Sunuluyor

77539080

76170196

399

S1.2.12/İAŞ01

Yeni Bölüm/Anabilim Dalı Açma İşlemleri

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Birim açma Dosyası 2. Senato Kararı

Eğitim Komisyonu

Akademik Birimler

YÖK

1 Ay

Sunuluyor

77539080

76170196

302.05

S1.2.13/İAŞ01

Müfredat Güncelleme İşlemleri

Yeni gelişmeler doğrultusunda yükseköğretim alanında ortaya çıkan gelişmeler ve sanayi toplumunun değişen ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması amacı ile mevcut bölüm ve programların ders plan ve programlarının güncellenmesi, faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli alt yapının sağlanması,

Samsun Üniversitesi Müfredat Güncelleme Yönergesi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik Birimlerce hazırlanan yeni veya mevcut müfredat güncelleme talepleri

Eğitim Komisyonu

Akademik Birimler, Eğitim Komisyonu, Genel Sekreterlik Makamı

1 ay

Sunuluyor

77539080

76170196

302.01.10

S1.2.14/İAŞ01

Çift Anadal Protokol İşlemleri

Çift Anadal Açılacak Bölümlerin Belirlenmesi; Protokollerin Yapılması, Değerlendirilmesi ve Programların Web’ de İlan Edilmesi,

Samsun Üniversitesi Çift Anadal Programı Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik birimlerden gönderilen ÇAP protokol belgeleri 2.Senato Kararları

Eğitim Komisyonu

Akademik Birimler Eğitim Komisyonu

1 ay

Sunuluyor

77539080

76170196

302.01.10

S1.2.15/İAŞ01

Çift Anadal Öğrencilerin Başvuru ve Kayıtlanma İşlemleri

Çift Anadal protokolleri yapılmış program öğrencilerinin, protokol kapsamında ders seçimlerinin yerine getirilmesi,

Samsun Üniversitesi Çift Anadal Programı Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Kabul edilen öğrenci listesi

OİDB

Akademik Birimler

3 gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.15.06

S1.2.16/İAŞ01

Mezuniyet ve Diploma İşlemleri

Mezun durumundaki öğrencilerin mezuniyet işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

Samsun Üniversitesi Mezuniyet ve Diploma Basım Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik birimlerden mezun durum listesi

Akademik Birimler

5 gün

Sunuluyor

77539080

76170196

302.02.01

S1.2.17/İAŞ01

Ders Açma ve program İşlemleri

Öğrencilerin akademik takvimde belirtilen süreler içinde derse yazılma işlemlerinin yürütülebilmesi için OBS’de açılacak derslerin belirlenmesi ve sisteme tanımlanması,

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Ders programı ve görevlendirme listesi

OİDB

Akademik Birimler

5 gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.11.02

S1.2.18/İAŞ01

Kayıt Dondurma İşlemleri

Yönetmeliklere istinaden haklı ve geçerli bir sebebi bulunmak kaydı ile kaydını dondurmayı talep eden öğrencilerin işlemlerinin yapılması

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Samsun Üniversitesi Haklı ve Geçerli Mazeretler Yönergesi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Kayıt dondurma formu 2.Mazeretini sunacağı belge 3.Akademik birim kurul kararı

Akademik Birim

İl Göç İdaresi

1 Gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.11.03

S1.21.19/İAŞ01

Kayıt Silme İşlemleri

Öğrencilerin bireysel talebi ile kayıt silme talebi doğrultusunda işlemlerinin yapılması

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği,

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Kayıt Silme Formu

OİDB

İl Göç İdaresi

1 Gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.04.16

S1.2.20/İAŞ01

Not Bildirim/Düzeltme İşlemleri

Akademik takvimde ilan edilen süre içerisinde notunu giremeyen veya notu ilan edilen sürede girdiği halde hatalı not girişi yaptığını tespit eden notların sisteme girilebilmesi için yürütülen işlemler

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik birimlerce alınan Not Bildirim/Düzeltme taleplerine yönelik birim yönetim kurulu kararları

Akademik Birimler

1 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

302.04.09

S1.2.21/İAŞ01

Mezuniyet İçin Çift Ders İşlemleri

Öğrencilerimizin mezun olmak için tüm derslerden devam şartını yerine getirerek, devam şartını sağladığı iki dersten başarısız olan öğrencilerin, akademik takvimde belirtilen tarihte çift ders sınavına alınmasını sağlamak üzere gereken işlemlerin yapılması

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik birimlerce yapılan mezuniyet çift ders sınav sonuç listesi

Akademik Birimler

Akademik Birim

1 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

302.04.08

S1.2.22/İAŞ01

Ek Sınav İşlemleri

Üniversitemizde azami süre sonunda mezuniyet şartını sağlayamamış olan öğrencilerin, mezuniyet şartlarını sağlamaları için bir fırsat verilmesi amacı ile ek sınav haklarını kullanmalarına yönelik azami süre işlemlerinin yapılması

2547 Sayılı YÖK Kanunu, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Akademik Takvim, Transkript, Öğrenci İşleri Otomasyon Sistemi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Ek sınava girecek öğrenci listeleri

Akademik Birimler

10 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

302.02.03.02

S1.2.23/İAŞ01

Yaz Okulu Ders Başvuru ve Ders Kayıt İşlemleri

Yaz okulunda ders almak için başvuracak öğrencilerin yürüteceği işlemleri kapsar

Samsun Üniversitesi Yaz Dönemi Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Yaz Dönemi Ders Alma Formu

OİDB

İlgili Yükseköğretim Kurumuna

10 hafta

Sunuluyor

77539080

76170196

399

S1.2.24/İAŞ01

Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi Yöneticiliği Yetki Tanımlama İşlemleri

Öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinde kullanım yetkisi talep edecek akademik/idari personel için yetki tanımlama işlemleri,

Yetki talep formu, Atama kararları

Öğrenciler, Akademik ve İdari Personeller

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi Yetki Tanımlama Formu

OİDB

Akademik Birimler, İdari Birimler

1 Gün

Sunuluyor

77539080

76170196

399

S1.2.25/İAŞ01

Eğitim Komisyonu İşlemleri

Eğitim Komisyonu, akademik birimlerden gelen veya Rektörün havale ettiği konulara ilişkin önerileri, ilgili mevzuata göre incelenmesi, değerlendirilmesi, alınan kararları öneri olarak Senatoya sunulmasını sağlamak üzere Eğitim Komisyonun sekreteryalığını yürütmek

Samsun Üniversitesi Eğitim Komisyonu Yönergesi

Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Akademik Birim Eğitim Komisyonundan gelen teklifler

OİDB

Akademik Birimler Genel Sekreterlik

10 Gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.03.02

S1.2.26/İAŞ01

Harç İade İşlemleri

Harç ücretini fazla ya da hatalı yatıran ve derse yazılma yapmayan öğrencilerin iade işlemlerinin gerçekleştirilmesi; yaz okulu harç iade işlemlerinin yapılması

Samsun Üniversitesi Yaz Dönemi Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

Öğrenciler, İlgili Banka Şubesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Harç İade Talep Formu 2.Banka Dekontu

OİDB

İdari Birim

10 gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.03.01

S1.2.27/İAŞ01

Harç Ücret Belirleme ve Ödeme işlemleri

Öğrenci katkı payı ve öğrenim gideri ödemelerinin öğrenciye tanımlanması ve ödeme işleminin gerçekleştirilmesinin sağlanması

Resmî Gazete, Kazanan Öğrenci Listesi, Katkı Payı Miktarları, Akademik Takvim, 2547 Sayılı Kanun

Öğrenciler, İlgili Banka Şubesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Maliye Bakanlığı ücret tablosu, 2.Senato kararı

OİDB

30 Gün

Sunuluyor

77539080

48262856

302.04.03

S1.2.28/İAŞ01

Muafiyet ve İntibak İşlemleri

Yatay Geçiş / DGS /Başka Yükseköğretim Kurumundan Ders Alan ve af öğrencileri için muafiyet taleplerinin yerine getirilmesi

Samsun Üniversitesi Ders Muafiyet ve İntibak İşlemleri Yönergesi

Öğrenciler, Akademik Birimler

Akademik Birimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.Transkript 2.Ders İçerikleri

Akademik Birimler

5 gün

Sunuluyor

77539080

48262856

399

S1.2.29/İAŞ01

Veri Giriş İşlemleri

Yükseköğretim Kurumları, Akademik, idari birim veya öğrencilerden gönderilen ve bilgi sistemine tanımlanması gereken verilerin işlenmesi ile işlemlerinin yapılması

Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Yönergeler

Öğrenciler, Akademik Birimler

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

1.İlgili Formlar 2.Akademik Birimce Alınan Kararlar

Akademik Birimler OİDB

Akademik Birimler

5 gün

Sunuluyor