Liste

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Tüm Birimler

Standart No

Sıra No

Sorular

Evet

Hayır

Kısmen

5.1.1

1

Kurum kalite hedefleri ve kalite politikası oluşturulmuş ve yayınlanmakta mıdır?

5.2.1

2

Kalite Politikası web sayfasında yayınlanmış mı?

5.3

3

Birim Organizasyon Şeması mevcut ve güncel mi?

5.3

4

Görev tanımları mevcut ve güncel mi?

5.3

5

Görev yetki ve sorumluluklar biriminizdeki personele bildirildi mi, nasıl bildirildi?

6.1.1

  6

Süreç bazlı risk ve fırsat analizleri yapılmış mı?

6.1.2

7

Planlanan faaliyetler ile ilgili sorumlular belirlenmiş mi?

7.1.3

8

Hizmeti etkileyebilecek bina, makine, teçhizat ve taşıma kaynaklarının bakım yapılıyor ve kayıtları mevcut mu? 

7.1.3

9

Birim personel sayısı yeterli düzeyde midir? 

7.1.4

10

Birimin fiziki çalışma ortamı personel için uygun mudur?

7.2

11

Kalite Hedefleri personel tarafından biliniyor mu?

7.3

12

Kalite Politikası personel tarafından duyuruldu mu?

7.4

13

İletişim yolları kullanılıyor mu? Hangileri nasıl?

7.5

14

Biriminizde yürütülen faaliyetlerde oluşan kayıtlar nelerdir? Bunların muhafazası ve arşivlenmesini nasıl sağlıyorsunuz?

7.5.1

15

ISO 9001:2015 Standardında belirlenen dokümanlar birim içerisinde mevcut mudur? (İş Akışı, Süreç, Prosedür, vb.)

7.5.1

16

Biriminizle ilgili standart dokümanlara nasıl ulaşıyorsunuz? Herhangi bir sorun yaşıyor musunuz?

7.5.2

17

Yeni doküman talebiniz olduğunda karşılanıyor mu?

8.2.1

18

Geri bildirimleri hangi yöntemle ve nasıl alıyorsunuz? Geri bildirimler biriminize ulaştığında izlenecek süreç nedir?

8.2.1.

19

Dış paydaşlarınızla bir araya geldiniz mi? Hangi sıklıkla bir araya gelinmektedir?

8.2.4.

20

Hizmet standartları ya da ilgili mevzuatlarda değişirse personelin bu konu hakkında bilgilendirilmesi sağlanmış mı?

8.5.1.

21

İş akış süreçleri hazırlanmış ve güncel midir?

8.5.1.

22

Yapılan tüm işlere ait mevzuatlara ve süreçlere uygunluğu açısından ara kontroller gerçekleştirilmekte midir?

8.5.2.

23

Birimdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri, dosya sırtları demirbaşlar tanımlanmış mıdır?

8.7.

24

Uygun olmayan hizmetlere ait kayıtlar tutuluyor mu?

9.1.2

25

Paydaş memnuniyeti düzenli olarak ölçülmekte midir?

9.1.2

26

Paydaş memnuniyeti sonucu çıkan uygunsuzluklar için iyileştirmeler planlanmış mıdır?

10.2

27

Açılan düzeltici faaliyetlerin nedenleri tespit edilmiş ve giderilmiş mi? (Açılan birimler için)

10.3

28

Çıkan uygunsuzlukları gidermek ya da sistemi geliştirmek adına iyileştirmeler planlanmış mıdır? (Açılan birimler için)

10.3

29

Süreçlerin sürekli iyileştirildiği izlenebilmekte midir?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Birim Kalite Sorumlusu ve Kalite Komisyonu

4.2

1

İç ve dış paydaşlarınız belirlendi mi, paydaşlarınız web sayfasında yayınlanıyor mu? Paydaşlar ile iletişim nasıl sağlanmaktadır?

4.3

2

Kalite yönetim sisteminin kapsamı             belirlenmiş      ve dokümante edilmiş mi?

4.4

3

Süreçler oluşturulmuş mu? (İş Akış Şemaları - Süreç Kartları)

4.4

4

Süreç sorumluları belirlenmiş mi?

4.4

5

Süreçlerin kontrol ve performans kriterleri belirlenmiş midir? Yeterli midir?

4.4

6

Süreçlerin risk ve fırsatları belirlenmiş midir? Yeterli midir?

4.4

7

Performans hedefleri belirlenmiş mi?

4.4

8

Yeni İş Akışı veya Süreç Kartı eklenmiş veya revize edilmiş mi?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Akademik Birimler

8.2.2

1

Program, müfredat güncellemelerinde nasıl bir yol izlenmektedir? Öğrencilerden ve diğer paydaşlardan görüş alınmakta mıdır?

8.5.3

2

Eğitim Öğretim Uygulama kapsamında geriye dönük izlemeler nasıl sağlanıyor?

8.5.4

3

Öğrenci mülkiyeti kapsamındaki ödev, sınav evrakı, proje vb.  için uygun muhafaza yöntemi kullanılıyor mu?

7.1.5

5

Biriminizde laboratuvar var mı? Laboratuvar faaliyeti olması halinde:

1. Laboratuvardaki cihazlar için kullanım talimatları oluşturulmuş mu?

2. SAMÜ Laboratuvar Altyapısı Ve Cihaz Bilgileri Takip Listeniz var mı?

3. Kullanılan cihazların kalibrasyon/ara kontrol/performans değerlendirme çalışmaları gerçekleştiriliyor mu?

4. Varsa kalibrasyon/ara kontrol/performans değerlendirme kayıtlarınızı görebilir miyiz?

7.3.

6

Kalite Komisyonunun çalışmalarının birimdeki yayılımını nasıl sağlıyorsunuz?

7.3

7

Birim kalite komisyonunda öğrenci temsiliyetini nasıl sağlıyorsunuz?

8

Birim İç Değerlendirme Raporu hazırlık aşamasında nasıl bir yöntem izliyorsunuz?

9

Akademik danışmanların yaptığı faaliyetleri takip ediyor musunuz? Bunların memnuniyet düzeylerini takip ediyor musunuz?

10

Program amaç ve çıktılarının TYYÇ ile uyumluluğunu nasıl sağlıyorsunuz?

11

İlgili dönem için açılan derslerin ders program çizelgesi oluşturuluyor mu? Duyurusunu nasıl yapıyorsunuz

12

İlgili öğretim elemanlarının ders görevlendirmeleri dönem başlangıcında yapılıyor mu?

13

Biriminizde Toplumsal yaşama katkı sağlayan faaliyetleriniz nelerdir? Bunları nerede takip ve izlemesini yapıyorsunuz?

14

Biriminiz akademik personellerinin yayın durumuna ilişkin takibi nasıl sağlıyorsunuz?

15

Biriminizde tüm AR-GE süreçlerinin koordinasyonu ve takibi nasıl gerçekleştirilmektedir?

16

Bölümlerde toplantı tutanakları tutuluyor mu?

17

Toplantıda alınan kararlar bölüm hocalarına iletiliyor mu?

18

Dönem içerisinde yapılan sınavlar için sınav soru ve cevap anahtarları oluşturuluyor ve kayıt altına alınıyor mu?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Kalite Koordinatörlüğü

6.2.2

1

Kalite hedeflerine ulaşabilmek amacı ile yapılması gereken faaliyetler planlanmış mıdır? (Kalite Faaliyet Planı)

7.5.1

2

KYS dokümanları nasıl muhafaza edilmektedir?

8.6.

3

Planlanan KYS değişiklikleri uygulanmış ve başarılı bir şekilde devam ettirilmiş midir?

9.2.1

4

İç Tetkik Prosedürü oluşturulmuş mudur?

9.2.2

5

İç tetkik planı mevcut mudur?

9.2.2

6

İç tetkik soru listeleri mevcut mudur?

9.2.2

7

İç tetkik raporu hazırlanmakta mıdır?

9.2.2

8

İç tetkik sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler planlanmaktamıdır?

9.3

9

Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü oluşturulmuş mudur?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Personel Daire Başkanlığı

7.2

1

Yeni göreve başlayan personelin oryantasyon eğitimi sağlanmış mıdır?

7.2

2

Oryantasyon sonu değerlendirmeler yapılmış mıdır?

7.2

3

Personelden eğitim ihtiyaçları toplanmakta mıdır?

7.2

4

Eğitim ihtiyaçlarına göre bir eğitim planı oluşturulmuş mudur?

7.2

5

Eğitimlerin sonunda memnuniyet ölçümler yapılmış ve analiz edilmiş midir?

7.2

6

Yıllık eğitim planı doküman olarak mevcut mudur?

7.2

7

Memnuniyeti düşük çıkan eğitimler için iyileştirmeler yapılmakta mı?

7.2

8

İşe yeni alınan personel kişisel yetkinliklerine göre görevlendirme ve atama yapılmakta mı?

7.2

9

Personelin yaptığı işe yönelik kişisel yeterliliği ölçülüyor mu?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

8.2.2

1

Biriminizin kayıt mezuniyet gibi işlerinin yürütülmesine yönelik şartların tanımlandığı bir doküman var mı? Öğrenci kayıt ve mezuniyet basamakları nelerdir? Bununla ilgili bir iş akışı bulunuyor mu?

8.2.3.

2

Öğrenci işlemlerinin yürütülmesinde ilgili mevzuatlar ve güncel mevzuatlar birim personeli tarafından takip ediliyor mu?

8.2.3.

3

YÖK tarafından yapılan değişiklikler hangi yolla takip edilmektedir?

8.2.4

4

Sunulan hizmetlerde (kontenjan, akademik takvim, not girişi, mezuniyet şartlarının değişmesi vb.)  oluşması muhtemel bir değişiklik durumunda ilgili değişiklikler öğrencilere nasıl duyuruluyor?

8.5.

5

Öğrenciye ait olan bir bilgi, dosya, evrak, ekipman ne şekilde korunuyor?

6

Sistemde not girişi yapılırken bir hata olması halinde bu hata nasıl düzeltiliyor? Kayıtları nasıl tutuluyor? Güvence mekanizmaları kurulmuş mu?

7

Yurt dışından öğrenci kabulü öğrenci işleri daire başkanlığının web sayfasında yayınlanıyor mu?

8

Yurt dışından öğrenci kapsamında kayıt hakkı kazanan adayların süreci nasıl ilerliyor?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

7.1.3

  1

Bakım için yetkili firmalarla hizmet sözleşmeleri imzalanmış mı?

7.1.3

2

Kullanılan yazılımların listesi mevcut mu?

7.1.3

3

Yedekleme prosedürü bulunmakta mıdır?

7.1.3

4

Server odasının güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?

5

27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi sertifikası güncelliğini koruyor mu?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Yapı İşleri Daire Başkanlığı

7.1.3

1

Bakım için yetkili firmalarla hizmet sözleşmeleri imzalanmış mı?

2

Bakım onarım ile ilgili prosedürler oluşturuldu mu?

3

Biriminizde yasal mevzuat çerçevesinde süreçlerin işletildiğini nasıl garanti altına alıyorsunuz?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Strateji Daire Başkanlığı

4.1

1

Kurumda stratejik plan hedefleriyle gerçekleşen hedeflerin uyumluluğu nasıl takip ediyorsunuz?

4.1

2

Hedeflenen performansa ulaşılamadığı taktirde ne tür önlemler alınmaktadır.

9.1

3

Performans göstergelerinin toplanma usulü, zamanı, platformu ve değerlendirme metotları belirli midir?

9.1

4

Verilerin toplanmasında doğruluğu güvence altına alan metot belirlenmiş mi?

9.1

5

İzleme ve ölçme faaliyetleri gerçek durumla uyumlu mudur?

10.1

6

Hedefler sürekli iyileştirme mantığı ile belirlenmiş midir?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı / Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü

8.4.3.

1

Satın alma talepleri tanımlanan şekilde mi alınmaktadır?

8.4.1

2

Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi mevcut ve güncel midir?

8.4.1

3

Tedarikçi Değerlendirme Listesi doldurulmakta mıdır?

8.4.2

4

Satın alma işlemi için gerekli muayene ve kabul işlemleri yapılıyor mu?

8.4.3.

5

Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi sağlanmakta mıdır?

8.5.1

6

Satın alma talepleri prosedüre uygun olarak yapılıyor mu?

8.5.4.

7

Depoya giren ve çıkan ürünler için taşınır kayıt belgeleri hazırlanıyor mu?

8.5.4.

8

Depolama bölgeleri uygun mudur?

8.7.2

9

Muayene sonucunda kabul edilmeyen veya saklanırken bozulan ürünler için uygun olmayan ürün kaydı tutuluyor mu?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

7.1.6

1

Kuruma ait dergi vb.. Sürekli yayınlar var ise bunlara tüm paydaşların erişebilirliği sağlanmakta mıdır?

2

Tezlerin izin formları incelenerek açık erişim sistemine ekleniyor mu?

3

E-kaynak tanıtım materyalleri hazırlanıyor mu?

7.5

4

Arşivleme yöntemi belirlenmiş mi?

5

Kaynaklara açık erişim politikası belirlenmiş midir?

Tetkik Sorularının Muhatabı Birim

Üst Yönetim

5.1.2

1

Yönetim paydaş talep ve beklentilerini takip ediyor mu nasıl?

5.1.2

2

Üniversitemizin geri bildirim ile ilgili politikası nedir? Farkındalığı ve yayılımını nasıl sağlıyorsunuz?

5.2.1

3

Kalite Politikası çalışanlara duyurulmuş mu?

5.3

4

Çalışanlarının görev yetki ve sorumluluklarının belirlediniz mi? Çalışanlara nasıl duyurdunuz? Farkındalığını nasıl sağladınız?

8.1

5

Operasyonel süreçler tanımlanmış mıdır?

8.1

6

Kurumda yürütülen iş ve işlemlerin tanımlandığı bir süreç kartı/planı bulunmakta mıdır?

İzleme kriterleriniz neler ve ne sıklıkta takibini yapıyorsunuz?

Takibinden kim/kimler sorumlu?

Kayıtları nasıl muhafaza ediyorsunuz?

10.3

7

Geri bildirim süreci performansının izleme, değerlendirme ve iyileştirmesi nasıl sağlanmaktadır? Şikayetlerin sonucunda neler yapıyorsunuz, nerden izliyorsunuz?